Arquivo morto, como organizar e guardar?

Se você é proprietário de um negócio ou está envolvido em uma empresa de médio ou grande porte, provavelmente já enfrentou o desafio de organizar e armazenar o arquivo morto. Esses documentos importantes, mas não frequentemente utilizados, podem ocupar muito espaço nas instalações da empresa. É aí que entra a solução do Self Storage. Neste artigo, vamos discutir como organizar e guardar seu arquivo morto de maneira eficiente em um Self Storage.

1. Avalie suas necessidades de armazenamento: Antes de começar a transferir seus documentos para um Self Storage, é fundamental avaliar suas necessidades de armazenamento. Analise a quantidade de arquivos que você tem, o espaço que eles ocupam e a frequência com que você precisará acessá-los. Essas informações serão úteis ao escolher o tamanho e o tipo de unidade de armazenamento no Self Storage.

2. Saiba quais os principais documentos de uma empresa que devem ser guardados corretamente, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento: · Documentos tributários: 5 anos; · Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado; · PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos; · Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): toda documentação: 20 anos; · FGTS: 30 anos; · GFIP: 30 anos; · Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos; · Contrato de Trabalho: Indeterminado Fonte: Jornal Contábil

3. Digitalize documentos sempre que possível: Considerar a digitalização de documentos é uma ótima maneira de reduzir a quantidade de papel armazenado e facilitar o acesso aos dados. Antes de transferir seus arquivos para o Self Storage, avalie quais documentos podem ser digitalizados. Isso permitirá que você acesse e compartilhe facilmente informações importantes, economizando tempo e espaço físico.

4. Escolha o tamanho do Box adequado: Quando se trata de escolher uma unidade de armazenamento em um Self Storage, é essencial selecionar o tamanho. Considere o volume de documentos que você possui e opte por um Box que ofereça espaço suficiente para acomodar as caixas de arquivo de forma organizada.

5. Utilize prateleiras e sistemas de arquivamento: Para otimizar ainda mais o espaço do seu Box, utilize prateleiras e sistemas de arquivamento. As prateleiras podem ajudar a maximizar a verticalidade da unidade, enquanto os sistemas de arquivamento, como estantes ou armários com gavetas, podem manter seus documentos organizados e de fácil acesso.

6. Crie um inventário e um sistema de registro: Ao transferir seus documentos para o Self Storage, é crucial criar um inventário detalhado de tudo o que está sendo armazenado. Anote cada caixa ou arquivo e mantenha um registro atualizado. Isso facilitará a localização de documentos específicos quando você precisar deles.

7. Mantenha a segurança em mente: Ao guardar seu arquivo morto em um Self Storage, a segurança dos documentos é uma preocupação importante. As instalações da Home Stock oferecem medidas de segurança, como vigilância por vídeo e acesso restrito.

Organizar e guardar o arquivo morto em um Self Storage é uma solução prática e eficiente para empresas que precisam de espaço adicional. Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, você poderá armazenar seus documentos de forma organizada e acessível, mantendo-os protegidos e preservados. Ao fazer isso, você ganhará mais espaço em suas instalações comerciais e poderá aproveitar a conveniência e a segurança oferecidas pela Home Stock - Self Storage

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