Como organizar melhor seu escritório de contabilidade


Os escritórios de contabilidade normalmente acumulam muitos documentos e papéis, por isso é importante se organizar para que fique prático e eficiente encontrar o que precisa no dia a dia. Bom lembrar que alguns documentos podem ser perdidos pela quantidade e do pouco espaço disponível para guardar. Portanto, é primordial a necessidade de organizar o seu escritório de forma simples e prática.

Confira as nossas dicas:

Não guardar documentos desnecessários

Por terem muitos documentos e papéis, isso é um motivo importante para não guardar os que não sejam tão necessários ou importantes.Conseqüentemente não irá ocupar espaços importantes para o pleno funcionamento do escritório.

Organizar tudo por cores e nomes

Separe por cores e nomes, deixando uma pasta específica para uso dos colaboradores do escritório, no caso de grande número de colaboradores é interessante reservar gavetas de arquivo, nomeando cada pasta suspensa com o devido colaborador. Também é importante separar os documentos do departamento financeiro, do departamento pessoal e fiscal. Para isso separe os documentos em pastas de cores diferentes, cada qual com seu respectivo departamento, facilitando a identificação.

Não acumular documentos e papéis nas mesas

É normal encontrar nos escritórios de contabilidade mesas cheias de pastas, documentos e papéis, tendo em vista a necessidade de acesso rápido para agilizar o trabalho. Por isso é importante ao final de cada trabalho organizar tudo que foi utilizado em pastas de documentos por cliente. O resultado será uma mesa livre e um maior rendimento no trabalho.

Digitalizar os documentos

Existem alguns documentos que podem ser digitalizados, assim podendo faze-lo está ganhando espaço extra no escritório. Vale esclarecer que isso é possível para documentos que não têm assinaturas e que não sejam contratos.

Guarde os documentos e papéis importantes em um Self Storage

Neste caso podem se arquivados documentos de clientes que o escritório não mais atende, ou de clientes que já estejam por um longo período sendo atendidos e que acumularam documentos muito antigos. O Self Storage é uma excelente solução para liberar espaço no escritório, permitindo um ambiente organizado e espaçoso.

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